Por Silvio FreeMinder

Acabei de chegar de viagem, foi uma viagem longa. Como não enlouquecer no primeiro dia de trabalho?
Como não enlouquecer no retorno à vida cotidiana depois de uma viagem de férias? Como não ficar ansioso e desgastado? Com tantas coisas para fazer, a mente dispara e a sensação de angústia aumenta. 

Sentiu aquele friozinho na barriga, pelo o que você já passou nas suas últimas férias?

Resolvendo...
Para resolver isto é necessário começar muito antes da viagem e o foco está nas caixas de entrada. Elas são 3 caixas importantes. São verdadeiros canais por onde chegam as suas tarefas que precisam ser executadas. Cada caixa tem a sua característica mas a lógica do método é a mesma:

E-mail
Mesmo durante a viagem, visite esta caixa todos os dias pois isso permite avaliar o que acabou de chegar: 

• Abra cada e-mail novo e avalie se o assunto pode ser resolvido em menos de 3 minutos, caso contrário, deixe-o ali mesmo para ser resolvido depois da viagem.
• Para aqueles e-mails com menos de 3 minutos, resolva na hora e depois arquive ou exclua da caixa de entrada.
• Para os e-mails indesejados, sempre denuncie spam para nunca mais retornem.

Agora você tem uma lista de tarefas a fazer no seu e-mail e é possível até classificar com estrela alguns deles que são extremamente importantes.

WhatsApp
É claro que você abrirá o WhatsApp pelo menos uma vez por dia durante a sua viagem, pois isso já é um hábito muito poderoso em sua mente. Resta agora melhorar este hábito e para isto faça o seguinte:

• Quando abrir o WhatsApp tenha o hábito de arquivar as conversas. Este procedimento cria duas listas de acompanhamento: uma que precisa de atenção e outra que não precisa de atenção.
• Na primeira, a caixa de entrada, toda a mensagem que pode ser resolvida em menos de 3 minutos, resolva já e arquive. Se a mensagem não pode ser resolvida agora, deixe lá na caixa de entrada até que tenha o tempo necessário ou quando retornar de viagem.
• Na segunda lista, chamada de Arquivadas, ficarão todas as mensagens que não precisam mais de atenção.
• As conversas que foram arquivadas podem “acordar novamente” e para acompanhar esta lista basta verificar novas mensagens no título Arquivadas, logo acima no cabeçalho da tela.
• Se uma mensagem arquivada precisar de atenção e não é possível resolver agora, desarquive e ela automaticamente aparecerá na caixa de entrada.

Pronto! Quando chegar de viagem você terá uma lista de tarefas a fazer no seu WhatsApp.

Dica: para aqueles acostumados com a “bagunça de uma única lista infinita” no WhatsApp, passe a utilizar mais a lupa para iniciar uma conversa e se desfaça do hábito de ter uma única lista só para ficar cômodo ao iniciar uma conversa.

Lista de tarefas
Tarefas brotam o tempo todo dentro da sua mente e fora dela e não será diferente durante a sua viagem. Guardar tudo na mente, nem pensar! Fuja deste hábito nocivo e que diminui a sua qualidade de vida.

Aquelas tarefas que não chegaram pela caixa de entrada do e-mail e pela caixa de entrada do WhatsApp, precisam também de acompanhamento.

Você precisa de uma lista de coisas a fazer para quando retornar à sua rotina. Anote cada tarefa e sua lista será uma caixa de entrada que pode ser construída em um aplicativo por exemplo. A vantagem de utilizar a tecnologia nesta lista é que você pode fazer uma priorização com estrela, para aquelas que precisam de atenção primeiro.

Pronto! Quando retornar de viagem, você terá uma lista de tarefas a fazer.

Ufa! No seu retorno basta seguir estas 3 listas. É muito pior ter uma lista mental grande de coisas a fazer e muito pior ainda não saber por onde começar! É muito melhor ter tudo em listas e escolher o que vem primeiro.

Voltando ao início deste blog, quando cheguei da viagem que teve duração de 15 dias, eram estas as tarefas que precisavam de atenção:

E-mail - 10 tarefas 
WhatsApp - 35 tarefas
Lista de coisas a fazer - 17 tarefas

Foram necessários 7 dias para regularizar todo o fluxo e o melhor, ninguém ficou sem resposta ou deixou de ser atendido.

Fica aí mais uma dica do FreeMinder para você!

​Assim como um pensamento puxa o outro, um sentimento puxa o outro, uma busca puxa a outra e obviamente, uma tarefa puxa a outra.

Quando estamos executando uma tarefa é muito comum receber um insight de uma outra tarefa que precisa ser feita. Logo em seguida aparece outro insight de outra tarefa, e depois mais uma, opa e depois mais uma novamente. Pronto! Você já tem uma fila mental para gerenciar de tarefas!

O seu cérebro não foi feito para trabalhar dessa forma pois isso causa desgaste mental e provavelmente você tentará executar todas sem critério algum, por exemplo como o tempo de execução ou ainda a prioridade desta tarefa no tempo.

Essa fila mental precisa ficar no plano 2D, longe do seu cérebro, ela é conhecida também como lista de tarefas ou coisas a fazer. Ela precisa ser visualizada e aí entra a grande capacidade do seu cérebro que é comparar informações. Afinal lembre-se sempre disto o seu cérebro não foi feito para armazenar informações e sim compará-las.

Comparando uma tarefa com a outra você pode:

• Definir o melhor momento de execução.
• Planejar o início da execução.
• Se a tarefa tem menos de 3 minutos faça agora.
• Você pode visualizar se ela está travando alguma outra tarefa e aí você pode subir o nível de prioridade.
• Você pode segmentar as tarefas conforme as divisões do seu jardim da sua vida. Afinal de contas se você está no trabalho por que você tem que gerenciar as tarefas da casa?

Seguindo estes passos, você deixará o córtex frontal, que é a parte mais cara do cérebro sempre vazio e como reflexo disso, mente livre e muita paz interior. Com a mente vazia o seu cérebro entra em modo de operação criativo, divertindo-se com novas ideias e possibilidades, trazendo mais leveza para sua vida. Afinal, uma ideia puxa outra.

Como encarar tarefas gigantes!
Não, isso não é sobre delegar tarefas, onde outra pessoa fará por você... Aqui, você mesmo fará a tarefa, mas inicialmente não fazendo a tarefa em si. Apresento aqui uma técnica simples que sempre utilizo quando o desafio é enorme. Ah, tem link de material no final do texto, extraído do livro "O Poder do Hábito" de Charles Duhhig.
 
Basicamente, eu sigo este roteiro:

• Fatiar a tarefa gigante;
• Comer a primeira fatia.

​Pronto, já tomei gosto, quero mais! 
 
Parte 1
Primeiro tenha o hábito de escrever o nome de sua tarefa problema. Anote embaixo dela os passos necessários. Como você ainda não sabe todos os passos, então, sempre que esta tarefa vier em sua mente, pense na próxima etapa para fazer acontecer.

Quando tiver um tempo, volte às anotações e veja se elas estão na ordem e se entre uma e outra etapa está faltando algo para realizar a próxima.

Depois de um tempo você terá uma visão panorâmica do que precisa ser feito. Você sentirá uma força interior te dizendo que sim, é possível fazer aquilo! Pronto, temos 50% do problema equacionado.
 
Parte 2
Agora, os 50% finais. A parte mais difícil é começar, pois depende da força de vontade e apenas 30% das pessoas possuem de forma nata esta habilidade. Mas isso é treinável, como o fortalecimento de um músculo, quanto mais você treina, mais forte fica. Então, faremos só um pouquinho no começo. Vamos "experimentar a primeira fatia do problema". Quando você inicia e completa a primeira etapa, em seu horizonte já está escrito qual é a próxima e será muito mais fácil daqui em diante! Pronto, você "tomou gosto". Seguindo as suas anotações, agora é só seguir o seu mapa de execução das etapas.
 
Parte 3
Vamos falar sobre a Força de Vontade, tão importante para iniciar uma tarefa. Estudos foram feitos com crianças em 1960 sobre a força de vontade. Deixarei aqui um link do material na descrição logo abaixo, extraído do livro "O Poder do Hábito" de Charles Duhhig.

O experimento
Uma tigela com marshmallows foi oferecida a um grupo de crianças de 4 anos e fizeram uma oferta: podiam comer apenas um marshmallow imediatamente, ou, se esperassem alguns minutos, poderiam comer dois marshmallows. Os pesquisadores deixaram as crianças e ficaram observando. Um tempo depois, cerca de 15 minutos, quando retornaram à  cena, constataram que apenas 30% das crianças conseguiram resistir, ou seja, tinham muita força de vontade.
 
Anos depois, localizaram muitos dos participantes do estudo e eles já estavam no ensino médio. Os pesquisadores perguntaram sobre suas notas, sua capacidade de manter amizades e de “lidar com problemas importantes”. Descobriram que as crianças de 4 anos que conseguiam adiar a recompensa por mais tempo acabavam tirando as melhores notas, eram mais populares e usavam menos drogas.
 
Conclusões:
Não é fácil desenvolver e manter a força de vontade, mas a recompensa é enorme!

Treinar a força de vontade, começando devagarinho, iniciando grandes tarefas com uma estratégia simples que consiste em anotar suas etapas, experimentar a primeira etapa e seguir o roteiro, farão com que você consiga terminá-las e no prazo!

Quanto mais você enxuga gelo, mais água você tem para enxugar.

Quanto mais você faz, mais tarefas aparecem para serem feitas.

Quanto mais produtivo você se torna, menos tempo você tem.

Parece uma corrida contra o relógio, em que o perdedor só pode ser você.

Adivinha o que acontecerá se você começar a se tornar muito produtivo no trabalho e o seu chefe perceber isso? Mais tarefas aparecerão, é lógico!

Então a única saída é procrastinar, enrolar e fazer de conta que está fazendo? Com certeza não, isso não gera valor.

O segredo é o bom senso, fazer todas as suas tarefas no tempo devido e normal, com produtividade.

Mais uma vez, o segredo é executar todas as tarefas que precisam ser feitas de modo tranquilo, organizado e pautado com intervalos de tempo para descanso. Se surgir alguma situação de urgência, você interrompe o que está fazendo, resolve, organiza, equaciona a situação e volta para sua lista de trabalho que está te esperando.

Simples, não é mesmo? Mas não é fácil.

Tudo começa a fazer sentido, quando entendemos que o mais importante é:
1. Saber o que você tem para fazer.
2. Saber o que você não quer fazer.
3. Saber o que você não vai fazer.
 
Na opção 1 existem ferramenta para te apoiar nas suas tarefas para:
A. Coletar.
B. Processar.
C. Organizar.
D. Priorizar.
E. Executar.

Você precisa ser reconhecido não como aquela pessoa que faz tudo e faz mais rápido. Você precisa ser reconhecido como um cumpridor de acordos. Um verdadeiro cumpridor de acordos internos e um verdadeiro cumpridor de acordos externos.

Os acordos externos são as tarefas que você tem que entregar lá do Item 1. Os acordos internos são aquelas promessas que você faz para si mesmo. Se prometeu, cumpra. Sempre termine tudo aquilo que começou.

Isso faz você agregar valor a tudo o que faz e quando agrega valor, recebe valor.

Precisa de ajuda? Posso te ajudar a ter uma mente livre. Utilizando um método simples, com ferramentas incrivelmente fáceis, você pode atingir a excelência na gestão de entrega de resultados.

Be a FreeMinder, free yourself.
​©Silvio FreeMinder
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