Acabei de chegar de viagem, foi uma viagem longa. Como não enlouquecer no primeiro dia de trabalho?
Como não enlouquecer no retorno à vida cotidiana depois de uma viagem de férias? Como não ficar ansioso e desgastado? Com tantas coisas para fazer, a mente dispara e a sensação de angústia aumenta. 

Sentiu aquele friozinho na barriga, pelo o que você já passou nas suas últimas férias?

Resolvendo...
Para resolver isto é necessário começar muito antes da viagem e o foco está nas caixas de entrada. Elas são 3 caixas importantes. São verdadeiros canais por onde chegam as suas tarefas que precisam ser executadas. Cada caixa tem a sua característica mas a lógica do método é a mesma:

E-mail
Mesmo durante a viagem, visite esta caixa todos os dias pois isso permite avaliar o que acabou de chegar: 

• Abra cada e-mail novo e avalie se o assunto pode ser resolvido em menos de 3 minutos, caso contrário, deixe-o ali mesmo para ser resolvido depois da viagem.
• Para aqueles e-mails com menos de 3 minutos, resolva na hora e depois arquive ou exclua da caixa de entrada.
• Para os e-mails indesejados, sempre denuncie spam para nunca mais retornem.

Agora você tem uma lista de tarefas a fazer no seu e-mail e é possível até classificar com estrela alguns deles que são extremamente importantes.

WhatsApp
É claro que você abrirá o WhatsApp pelo menos uma vez por dia durante a sua viagem, pois isso já é um hábito muito poderoso em sua mente. Resta agora melhorar este hábito e para isto faça o seguinte:

• Quando abrir o WhatsApp tenha o hábito de arquivar as conversas. Este procedimento cria duas listas de acompanhamento: uma que precisa de atenção e outra que não precisa de atenção.
• Na primeira, a caixa de entrada, toda a mensagem que pode ser resolvida em menos de 3 minutos, resolva já e arquive. Se a mensagem não pode ser resolvida agora, deixe lá na caixa de entrada até que tenha o tempo necessário ou quando retornar de viagem.
• Na segunda lista, chamada de Arquivadas, ficarão todas as mensagens que não precisam mais de atenção.
• As conversas que foram arquivadas podem “acordar novamente” e para acompanhar esta lista basta verificar novas mensagens no título Arquivadas, logo acima no cabeçalho da tela.
• Se uma mensagem arquivada precisar de atenção e não é possível resolver agora, desarquive e ela automaticamente aparecerá na caixa de entrada.

Pronto! Quando chegar de viagem você terá uma lista de tarefas a fazer no seu WhatsApp.

Dica: para aqueles acostumados com a “bagunça de uma única lista infinita” no WhatsApp, passe a utilizar mais a lupa para iniciar uma conversa e se desfaça do hábito de ter uma única lista só para ficar cômodo ao iniciar uma conversa.

Lista de tarefas
Tarefas brotam o tempo todo dentro da sua mente e fora dela e não será diferente durante a sua viagem. Guardar tudo na mente, nem pensar! Fuja deste hábito nocivo e que diminui a sua qualidade de vida.

Aquelas tarefas que não chegaram pela caixa de entrada do e-mail e pela caixa de entrada do WhatsApp, precisam também de acompanhamento.

Você precisa de uma lista de coisas a fazer para quando retornar à sua rotina. Anote cada tarefa e sua lista será uma caixa de entrada que pode ser construída em um aplicativo por exemplo. A vantagem de utilizar a tecnologia nesta lista é que você pode fazer uma priorização com estrela, para aquelas que precisam de atenção primeiro.

Pronto! Quando retornar de viagem, você terá uma lista de tarefas a fazer.

Ufa! No seu retorno basta seguir estas 3 listas. É muito pior ter uma lista mental grande de coisas a fazer e muito pior ainda não saber por onde começar! É muito melhor ter tudo em listas e escolher o que vem primeiro.

Voltando ao início deste blog, quando cheguei da viagem que teve duração de 15 dias, eram estas as tarefas que precisavam de atenção:

E-mail - 10 tarefas 
WhatsApp - 35 tarefas
Lista de coisas a fazer - 17 tarefas

Foram necessários 7 dias para regularizar todo o fluxo e o melhor, ninguém ficou sem resposta ou deixou de ser atendido.

Fica aí mais uma dica do FreeMinder para você!

Trabalhando na Suécia, um brasileiro não entendia porque o seu colega sueco quando chegava para trabalhar bem cedo, não colocava o seu carro próximo da fábrica e sempre parava bem longe naquele pátio imenso. Quando perguntou o motivo, ele respondeu: bom chego sempre cedo e posso caminhar até o meu escritório. Se alguém chegar atrasado, terá menos tempo, então para ele é melhor parar próximo ao portão.

Aqui você tem uma aula do padrão europeu de planejamento: fazer as coisas com foco no futuro. A Scania quando planeja um novo caminhão, o lançamento é sempre com meta para 2 anos, faça neve ou faça sol.

Ansiedade e planejamento
Viver ansioso é fincar os dois pés no futuro e praticamente inexistir para o passado e presente. Isso deteriora a sua saúde mental.

Para os “apressadinhos”, lembrem-se:

• O passado não exite mais, aliás do passado, colha o aprendizado, o resto não fará diferença, não há mais o que fazer, então “morra para o passado”.
• O presente tem o plantio e no presente do futuro tem a colheita.
• O futuro ainda não existe, você não sabe o que acontecerá, mas trazendo o futuro para o presente é possível atuar, criando ou escolhendo caminhos melhores. Viva para o futuro, mas no presente, plante agora para colher depois.
• Lembre-se ainda, nada pode ser feito no passado e nada pode ser feito no futuro, mas qualquer coisa pode ser feita no presente.

Guardar tudo na mente não resolve
O melhor realmente é ter tudo anotado em uma lista bidimensional (2D) e não guardar tudo dentro do espaço tridimensional do cérebro (3D).

Lembre-se o seu cérebro não foi feito para isso: guardar listas e coisas cotidianas. Ele foi feito para comparar coisas guardadas em uma lista. Por exemplo, não faz sentido guardar todos os telefones e endereços dos seus clientes, mas faz sentido saber quantos clientes correspondem a 80% do seu faturamento. Dessa forma faz muito sentido focar nesses clientes.

Se ainda não acredita nisso, faça este teste; pense em 5 frutas e tente colocá-las mentalmente em ordem alfabética (difícil né?!). Agora com as mesmas frutas, anote o nome delas em uma folha e coloque em ordem alfabética. (ficou fácil né?!)

Alegria onde deveria reinar a felicidade
Com o tempo você entende que uma alegria induzida na agenda pode se tornar uma dor e que lá somente a felicidade é bem-vinda.

A felicidade vem de uma agenda organizada proporcionando a manutenção da sua saúde mental e a alegria está em dizer sim para tudo e ao mesmo tempo, porém criando situações absurdas com dois eventos no mesmo horário. Aqui você tem a alegria convertida em dor.

Planejamento semanal
Agora que você chegou até aqui, traga isso para o seu planejamento semanal. Você entendeu porque planejar a semana que inicia na segunda-feira é complemente absurdo? Sabia que uma boa parte das pessoas vivem sem ter um planejamento semanal? O que é mais absurdo ainda?

Então, não queira organizar a semana escovando os dentes na segunda-feira de manhã. Aliás, planejar a próxima semana na sexta-feira anterior, já não é mais suficiente e isso ainda pode ser melhorado. Como fazer então?

Grade executável sem exageros
Acredite, mas 99% das informações cotidianas não são importantes! O essencial é invisível ao olhos praticamente o tempo todo. Mas você pensa e age ao contrário e 99% das coisas são realmente importantes. Isso é muito comum, sendo o resultado do fluxo social: na sociedade você é punido por fazer as coisas certas e elogiado por fazer as coisas erradas. Por isso normalmente você diz sim para tudo.

Com este modelo mental, na segunda feira é o momento de seguir a lista de coisas a fazer, anotadas no passado com foco no futuro, mas:

Na segunda-feira você só tem energia.
Na segunda-feira você não sabe se terá tempo no tempo.
Na segunda-feira você muitas vezes não sabe quais as coisas precisa fazer.

O que é necessário então para resolver as interrupções mentais da sua vida?
​Para resolver as coisas você precisa de energia.
Para resolver as coisas você precisa de tempo.
Para resolver as coisas você precisa saber o que fazer.

Atingindo a excelência
Siga estes passos e colha os resultados de uma vida plena:

• Quanto mais agitada uma agenda semanal, mais espaços entre os compromissos são necessários para absorver o impacto das intercorrências, ou seja, aqui você adiciona uma pitada de caos (realidade).
• Reserve para você grandes blocos em sua agenda para executar trabalhos complexos.
• Escolha três grandes metas para a próxima semana e tente executá-las até quarta-feira e procure sempre trabalhar nessas metas na parte da manhã, pois é o melhor horário do dia.
• Com as metas compridas não acrescente mais nada, nadinha.
• Atingiu as metas? Então Pare! E já comece o planejamento da próxima semana.
• Depois se o resto desta semana estiver tranquila, porque não antecipar o final de semana? Já pensou nisso? Tenho certeza de que você gostou de ouvir isso!.

Não existe manto de invisibilidade eficiente para caos lá fora, mas é possível filtrar muitas informações que nos metralham o tempo todo, diariamente.

Quando não existe um escudo para proteger e um estado de presença para filtrar, no final do dia o resultado é uma mente poluída, exaurida, que caminhou em círculos e praticamente não entregou o que realmente precisava ser feito.

Você fica visível o tempo todo?
Se sim, em que momento você tem privacidade para executar a tarefas importantes? O tempo todo você é interrompido por qualquer motivo? Isso muitas vezes é um comportamente similar de um TDAH! Qualquer distração moverá o seu foco verdadeiro para uma foco temporário desnecessário.

Mantos de invisibilidade:

Silenciar ligações no celular
Sempre que você ingressar em uma reunião, estiver executando tarefas importantes ou ainda em um teatro, consultório, etc, torne-se invisível: silencie as ligações. Você pode retornar depois em um momento melhor.

Trancar a porta do escritório
Este é um sinal de que você não quer ser interrompido. Sempre vista a sua capa de invisibilidade: Faça acordos com a sua equipe de trabalho ou família.

Ter um horário semanal na agenda somente com você
Este hábito de bloquear horários semanais diz o quanto você é importante para você mesmo. Aproveite e associe com o próximo manto de invisibilidade.

Desativar as notificações de leitura do WhatsApp
Quantas vezes você abre o WhatsApp diariamente? Se for como eu, algumas dezenas de vezes! Não faz sentido receber avisos se sempre você está verificando a lista de conversas. Desapareça para os avisos!

Bloquear contatos no WhatsApp
Bloqueie contatos que te enviam mensagens desnecessárias, como bom dia o tempo todo ou propagandas que não fazem sentido para você. Eles não saberão que você os bloqueou. Santa invisibilidade!

Você ficará invisível para o caos, também se:

Sair de grupos
Tenha o mínimo possível de grupos. Em grupos enormes, dê preferência para participar daqueles que são fechados, onde somente o administrador posta. 

Retornar ligações do WhatsApp sempre por texto no WhatsApp
Quando alguém te ligar direto no WhatsApp, sempre que possível, ensine que é melhor falar por texto, respondendo: Você me ligou?

Bloquear contatos no telefone
Bloqueie todo número desconhecido na sua lista de contatos. Existem aplicativos que bloqueiam 0303 (telemarketing).

Silenciar a TV
A TV quer que você não pense. Ela quer você se lembre das tragédias. Exemplos: ator atropelado, pastor com veículo com perda total que está no hospital, enchentes, tornados, e por aí vai… O curioso é que estes relatos foram ouvidos em 3 minutos de uma funcionária de minha mentorada.

Sabia que das 4h da manhã até as 8h é uma forma de manto de invisibilidade?
Técnicas avançadas de aumento de produtividade rezam para você dormir bem cedo e levantar bem cedo. Desta forma você ganha 4 horas de invisibilidade.
​
Deixar os canais de entrada abertos, mostra que:

1. Você não sabe dizer não.
2. Não está caminhando em direção aos seus verdadeiros objetivos.
3. Afinal, quais são seus verdadeiros objetivos?
4. Onde está o seu alvo? Onde você quer chegar? Sem objetivo, qualquer lugar serve.
5. Por fim, você não tem clareza.

Transforme-se em seu próprio super-herói, vista a sua capa de invisibilidade com frequência crescente. Procure constantemente caminhos que te levem para momentos de invisibilidade pessoal, profissional e social. Fazendo isso, você alcançará: Paz interior, mente livre e entrega de resultados.

​Aceitar tudo.
Buscar constantemente aprovação.
Não possuir opiniões próprias.
Deixar que os outros tomem as decisões.
Atribuir a mesma importância a tudo.
Desejar agradar a todos.
Não ter clareza em relação aos objetivos.
Alterar opiniões frequentemente.

Esses são alguns dos componentes cruciais para moldar o perfil de uma pessoa do tipo "sol". Nesse tipo de perfil, é habitual avançar um minúsculo milímetro em um milhão de direções.

O consumo de energia é excessivo, e ao final do dia, percebe-se pouco progresso e poucas metas alcançadas. Em resumo, há muita iniciativa e pouca acabativa.

Para executar exatamente o oposto;

Recusar frequentemente.
Não buscar constantemente aprovação.
Possuir opiniões próprias.
Decidir fundamentado em bons argumentos.
Não atribuir igual importância a tudo.
Dar prioridade à clareza, antes de tomar decisões.
Permanecer fiel aos próprios princípios.

Esses são alguns dos elementos cruciais para construir o perfil de uma pessoa do tipo "seta". Nesse tipo de perfil, é comum avançar um milhão de milímetros em uma única direção.

Você está ciente do valor de um milhão de milímetros? Anote aí: 1 quilômetro!

Qual das opções você prefere? Avançar 1 milímetro ou 1 quilômetro? É óbvio qual escolha faremos.

No entanto, nem sempre concretizamos isso em nosso cotidiano. Possivelmente, a tarefa mais desafiadora é a habilidade de dizer não. Contudo, é essencial aprender a recusar; é fundamental aprender o que é primordial.
​
Questionar o que é essencial, o que é o caminho correto a seguir. Concentrar nossa energia na direção apropriada e rejeitar outras trajetórias. Lembre-se: produtividade significa realizar o que é correto e não fazer mais em menos tempo.

Fiquei com uma dúvida, no momento você está sol ou seta? Comenta aqui em baixo ;)

Aplicando um método simples para organizar a sua caixa de e-mail, fará com que você pare de receber definitivamente mensagens indesejadas.

Procurar e-mails importantes dentro de uma caixa abarrotada de e-mails desnecessários é uma receita incrível para desperdiçar o seu precioso tempo. Quanto mais organizado você deixar o seu ambiente, mais rápido tudo é encontrado. 

Entenda de uma vez por todas, que o e-mail não é correspondência, e-mail é em sua essência, tarefa! Por exemplo, você se acostumou a receber uma infinidade de propaganda e até agora não tomou nenhuma atitude.

Em sua caixa de e-mail deverão chegar apenas e-mails realmente importantes, aqueles com anexos, tais como faturas, documentos, contratos, notas fiscais, confirmações, pedidos, etc. Em cada um desses e-mails importantes esconde uma tarefa: pagar a conta, guardar o documento, armazenar o contrato ou a nota fiscal no seu drive na nuvem, tomar uma atitude com as confirmações recebidas, etc. Depois que a tarefa foi concluída, você apaga este e-mail ou armazena na opção Concluídos. Fazendo isso, a sua caixa de entrada ficará com o ​​mínimo de tarefas para serem executadas pois provavelmente ainda lhe faltará tempo para zerar a caixa​. E ponto final!

​Como você atingirá esse nível?
Primeiramente, bloqueie as mensagens indesejadas e mantenha a sua caixa de entrada organizada. Os e-mails indesejados são em sua maioria enviados através de uma conta de e-mail marketing. Se você sair desta lista, provavelmente não receberá nunca mais aquela propaganda. Quando você sair de uma lista de e-mail, ​a conta com a instituição não é encerrada, você está na verdade saindo da conta de e-mail marketing. Exemplo: Você realizou uma compra na Amazon e começou a receber e-mails semanais sobre as promoções. Saindo desta lista, ​você não cancela a conta na Amazon. Simples assim!

Como limpar a caixa de entrada do seu e-mail
Quando você abrir um e-mail indesejado procure no canto superior esquerdo da mensagem, a opção Cancelar Inscrição. Clique e na maioria das vezes o procedimento é automático. Pode ser que você seja direcionado para uma página de descadastramento para confirmação. Se não encontrar a opção Cancelar Inscrição, este e-mail não é de uma empresa séria. Ela colocou esta opção bem lá no final da mensagem, como último elemento. Neste caso, simplesmente clique no botão Denunciar Spam. Pronto, resolvido!

O que é denunciar spam?  
As mensagens não chegarão mais em sua caixa de entrada e cairão direto na pasta Spam (mensagens enviadas em massa). Um alerta é enviado ao servidor de e-mails, avisando que aquele remetente é indesejado e outras pessoas se beneficiarão com esta medida.

Como agilizar a limpeza?
​Aplique Pareto. Este princípio nos diz o seguinte: 80% dos resultados virão com 20% dos esforços. Em sua caixa de entrada, faça assim: Se você tem 500 mensagens, verifique os primeiros 20% da sua lista de e-mails mais recentes, com o método explicado acima. Comece a sair das listas de e-mail marketing das primeiras 100 mensagens. Isso aliviará consideravelmente a sua caixa de entrada. O resto das mensagens, delete ou mova para uma pasta de Arquivo Morto. E comece vida nova!

Manutenção
Acompanhe diariamente o fluxo de e-mails e saia imediatamente da lista de e-mail marketing das mensagens indesejadas. Se você já saiu, mas continua recebendo, clique no botão Denunciar Spam. Pense nisso, insista que é vida!

Quanto mais você enxuga gelo, mais água você tem para enxugar.

Quanto mais você faz, mais tarefas aparecem para serem feitas.

Quanto mais produtivo você se torna, menos tempo você tem.

Parece uma corrida contra o relógio, em que o perdedor só pode ser você.

Adivinha o que acontecerá se você começar a se tornar muito produtivo no trabalho e o seu chefe perceber isso? Mais tarefas aparecerão, é lógico!

Então a única saída é procrastinar, enrolar e fazer de conta que está fazendo? Com certeza não, isso não gera valor.

O segredo é o bom senso, fazer todas as suas tarefas no tempo devido e normal, com produtividade.

Mais uma vez, o segredo é executar todas as tarefas que precisam ser feitas de modo tranquilo, organizado e pautado com intervalos de tempo para descanso. Se surgir alguma situação de urgência, você interrompe o que está fazendo, resolve, organiza, equaciona a situação e volta para sua lista de trabalho que está te esperando.

Simples, não é mesmo? Mas não é fácil.

Tudo começa a fazer sentido, quando entendemos que o mais importante é:
1. Saber o que você tem para fazer.
2. Saber o que você não quer fazer.
3. Saber o que você não vai fazer.
 
Na opção 1 existem ferramenta para te apoiar nas suas tarefas para:
A. Coletar.
B. Processar.
C. Organizar.
D. Priorizar.
E. Executar.

Você precisa ser reconhecido não como aquela pessoa que faz tudo e faz mais rápido. Você precisa ser reconhecido como um cumpridor de acordos. Um verdadeiro cumpridor de acordos internos e um verdadeiro cumpridor de acordos externos.

Os acordos externos são as tarefas que você tem que entregar lá do Item 1. Os acordos internos são aquelas promessas que você faz para si mesmo. Se prometeu, cumpra. Sempre termine tudo aquilo que começou.

Isso faz você agregar valor a tudo o que faz e quando agrega valor, recebe valor.

Precisa de ajuda? Posso te ajudar a ter uma mente livre. Utilizando um método simples, com ferramentas incrivelmente fáceis, você pode atingir a excelência na gestão de entrega de resultados.

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​©Silvio FreeMinder
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